Interview met Stijn Van Houdenhove - Sodalis
Als sociaal secretariaat levert Sodalis niet alleen payroll services maar ook andere HR-diensten. Ze maken veelvuldig gebruik van e-Box Enterprise. Wij wilden graag weten hoe dat loopt en spraken met Managing Director Stijn Van Houdenhove over hun ervaringen met en ideeën voor de e-Box.
Sneller en veiliger dan de papierstroom van vroeger
‘In de eerste plaats hebben onze gedelegeerd bestuurder en ikzelf toegang tot de e-Box-documenten,’ gaat Stijn van start. ‘Daarnaast ontvangen wij als mandataris voor werkgevers die klant zijn bij ons vooral RSZ- en RVA-documenten. We zijn dus grootgebruiker!’
‘Het principe om één e-Box te hebben waar alle overheidscommunicatie binnenkomt heeft alleen maar voordelen. Het is sneller, we moeten geen aanvragen doen voor papieren documenten, er is geen risico op verlies, beschadiging… en de documenten komen niet op de verkeerde plek terecht,’ zegt Stijn. ‘Zo kwam er vroeger veel terecht op de maatschappelijke zetel, logisch, maar niet altijd handig. Dat probleem is nu van de baan. Ook voor onze klanten is het makkelijk. Als wij een document aanvragen ziet de klant onze aanvraag en omgekeerd. Zo vermijden we dubbel werk en gaat alles sneller.’
Melding? E-box openen, document openen, bekijken, klaar!
‘Voor elk document krijgen we een melding in onze mailbox, we openen e-Box en we zien ons document meteen staan. Het blijft ook voor een bepaalde tijd binnen e-Box gearchiveerd, en zo nodig kunnen we het uiteraard zelf bewaren. Dat is gewoon handig,’ vervolgt Stijn, ‘en het past ook volledig binnen de manier waarop we onze eigen documenten digitaal beheren bij Sodalis.’
Tweerichtingsverkeer staat hoog op de wishlist
‘e-Box Enterprise werkt dus zeer goed. Wat zouden we nog graag anders zien? Wel, we kijken uit naar het moment waarop we ook op berichten kunnen antwoorden, acties kunnen nemen binnen e-Box, vragen kunnen stellen … zodat we niet alleen de documenten digitaal via e-Box ontvangen, maar van e-Box een centrale digitale hub kunnen maken waarin we met de overheid kunnen communiceren en onze dossiers met de overheid kunnen beheren.’
‘We zien ook nog andere mogelijkheden,’ gaat Stijn enthousiast verder. ‘Verandert vandaag een werkgever van sociaal secretariaat, of een werknemer van werkgever, dan brengt dat altijd een hele administratie en uitwisseling van documenten met zich mee. Die documentenstroom zou ook gekoppeld kunnen worden aan e-Box en zelfs gecombineerd met My e-box, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de juiste documenten, los van sociaal secretariaat of werkgever.‘
‘En ten slotte,’ geeft Stijn mee, ‘zouden we graag zien dat álle overheidsinstellingen zo snel mogelijk via e-Box gaan werken, met een volledige integratie van de documentenflow. Nu moeten we voor sommige documenten waarvoor we in e-Box een melding krijgen alsnog apart elders inloggen om een bepaald documenten te raadplegen, en dat vinden we minder handig.’
