Partitions

Par défaut, l'e-Box Enterprise ne contient qu’une seule partition , dite « Partition générale » et créée automatiquement lors de la première connexion à votre e-Box.

Au besoin, vous pouvez créér de nouvelles partitions qui correspondent à des sous-boîtes de votre e-Box Enterprise. Elles sont identifiées et disposent de leur propre gestion d'accès des utilisateurs.

Chaque partition contiendra les messages déplacés manuellement.

Au départ, l'e-Box Enterprise s’est construite sur le principe du tout ou rien : accès complet ou pas d’accès. Les personnes auxquelles le Gestionnaire d’Accès donne accès doivent dès lors être des personnes de confiance car elles ont tout le contenu de l'e-Box à leur portée.

En divisant l'e-Box en plusieurs partitions selon les besoins de l’entreprise, vous pouvez limiter l’accès des utilisateurs aux seuls messages qui les concernent. Chaque partition est en effet identifiée et dispose de sa gestion d’accès spécifique. Vous augmentez ainsi l'efficacité et la sécurité de votre e-Box Enterprise.

Les messages peuvent alors être placés manuellement dans la partition adéquate.

L’entreprise est responsable, via son (co-)Gestionnaire d'Accès, de gérer les droits d'accès à ces partitions spécifiques et de déplacer les messages vers la bonne partition.

Non, votre entreprise n'est pas obligée de diviser l’e-Box en plusieurs partitions. Elle peut en rester à la partition « Partition générale » créée automatiquement lors de la première connexion à votre e-Box Enterprise. Sans partitions, tous vos utilisateurs ont accès à cette seule « Partition générale » comprenant tout le contenu de l’e-Box.

Seuls les (co-)Gestionnaires d'Accès sont autorisés à gérer les partitions (et donc à en créer/supprimer).

Important :

• La partition à supprimer doit être vide.
• La « Partition générale » créée automatiquement par le système ne peut pas être supprimée.

Pour créer une nouvelle partition, vous devez préalablement accepter les conditions d'utilisation de la fonctionnalité « Partition ». Accédez à cette fin à la Gestion e-Box, puis cliquez sur le lien « Aller vers la gestion de vos partitions » dans le menu « Gestion des partitions ». Ensuite, parcourez le texte jusqu'en bas du règlement et acceptez ces conditions.

Après les avoir acceptées, vous serez automatiquement redirigé vers la gestion des partitions où une « Partition générale » est déjà créée par défaut. Vous pouvez alors créer une nouvelle partition en cliquant sur « Ajouter une partition ».

En plus de créer des partitions, vous pouvez aussi en modifier les noms et en supprimer (celles créées par vous-même ou par d'autres (co-)Gestionnaires d'Accès d'Accès de votre entreprise).

En tant que (co-)Gestionnaire d'Accès, si vous avez accepté les conditions d'utilisation de la fonctionnalité « Partition », vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs d'une partition à tout moment.

Pour ce faire, dans la page « Gestion e-Box », cliquez sur « Gestion des partitions », puis cliquez sur le bouton « Gérer vos utilisateurs ». Vous serez ensuite redirigé vers la page de gestion des utilisateurs. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter un utilisateur » et saisir le NISS ou le nom de l'utilisateur.

Important :

• Avant de pouvoir ajouter un utilisateur, assurez-vous de l'avoir préalablement enregistré dans votre entreprise sous la qualité concernée (employeur ONSS ou entreprise sans personnel) via l'application « Gestion d'accès pour Entreprises et Organisations ». Cochez la case « e-Box Enterprise » pour l'utilisateur afin qu'il ait accès à l'application web e-Box Enterprise.
• Supprimez les utilisateurs de la « Partition générale » si vous souhaitez limiter leur accès à la seule partition que vous avez créée.

C’est effectivement le cas si vous n’êtes pas dans la même partition que votre collègue. Chaque partition a son contenu spécifique.

Actuellement, les notifications d'e-Box Enterprise sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée dans votre e-Box Enterprise.

À l'avenir, nous prévoyons l'envoi des notifications par adresse e-mail que vous configurerez pour chaque partition. A chaque partition son adresse e-mail. Cette mise en œuvre n'est toutefois pas prévue pour 2024. Vous serez dûment informé du changement en temps voulu.

Actuellement, le système ne permet pas d'associer automatiquement certains types de messages à une partition spécifique. Cependant, vous pouvez effectuer cette opération comme suit :

1. Créez une nouvelle partition pour l'associer à ce type de message.
2. Donnez accès à cette partition aux utilisateurs qui traiteront ces messages :
   1. pour rappel, les utilisateurs doivent avoir reçu les droits d'accès à l'e-Box via l'application de gestion des accès (voir « Comment gérer les droits d’accès aux partitions ? ») ;
   2. Supprimez si nécessaire les accès de ces utilisateurs à la « Partition générale ».
3. Déplacez manuellement les messages de ce type de la « Partition générale » vers la nouvelle partition.

Actuellement, vous pouvez déplacer manuellement les messages arrivant dans une partition spécifique.

À l'avenir, un système de routage automatique classera automatiquement vos messages dans des partitions spécifiques selon vos préférences. Cette mise en œuvre n'est toutefois pas prévue pour 2024. Vous serez dûment informé du changement en temps voulu.

En tant qu'utilisateur, vous pouvez déplacer tous les messages auxquels vous avez accès.

Important :

• Votre Gestionnaire d’Accès doit avoir créée la partition destinataire.
• Sans accès à cette partition destinataire, vous ne pourrez plus ni consulter, ni déplacer le message.

Vous pouvez en créer autant que nécessaire, dans les limites de ce qui est gérable pour votre entreprise.

Non, impossible pour le moment.

Vous ne devez prévenir que les utilisateurs de l'e-Box au sein de votre entreprise. Pas les émetteurs qui, actuellement, envoient par défaut tous les messages à la « Partition générale » de votre e-Box.

Dans ce cas, une intégration technique via « DocConsumer » s'avère plus appropriée.

En tant que "DocConsumer", vous pouvez consulter tous les messages reçus dans votre e-Box Enterprise via une intégration technique aux Webservices REST.

Consultez les instructions détaillées pour effectuer cette intégration (Nouvelle fenêtre).

Un système de routage automatique sera mis en oeuvre pour diriger automatiquement les messages arrivant vers des partitions spécifiques, conformément à vos exigences.

La gestion des notifications sera revue pour acheminer les notifications e-Box par adresse e-mail spécifique à une partition (voir « Quel est l'impact des partitions sur les notifications par e-mail ? » ).

La « Partition mandataire » est automatiquement créée lors de la première connexion à votre e-Box en tant que mandataire, avec les qualités « Secrétariat social agréé » et « Prestataire de services (personne morale) ».

En tant que Gestionnaire d'Accès d'une e-Box en qualité de mandataire, vous pouvez créer de nouvelles partitions (voir « Qu’est-ce qu’une partition dans e-Box Enterprise ? »).

Dans la « Partition mandataire », vous retrouverez tous les messages repris dans l'ancienne webapp e-Box Mandataire.

Pour le moment, aucune modification n'a été apportée à la gestion des notifications. Les messages destinés aux mandataires sont envoyés exclusivement à l'adresse enregistrée dans l'e-Box Mandataire.