Foire aux questions (FAQ)

L'e-Box est sécurisée.

Lors de l’activation de l’e-Box de l’entreprise, le représentant légal désigne un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP). Il peut ensuite désigner un Gestionnaire d’Accès. Il peut s’agir de la même personne, pour une petite entreprise.

Le Gestionnaire d’Accès Principal et le Gestionnaire d’Accès ont par défaut accès à l’e-Box et ils sont les seuls à pouvoir donner accès à l’e-Box à d’autres utilisateurs.

Vous ne savez pas qui est le Gestionnaire d’Accès Principal ou le Gestionnaire d’Accès ? Vous pouvez trouver leurs noms dans le service en ligne Gestion des accès (Nouvelle fenêtre) de la sécurité sociale si vous avez les droits pour le faire.

Sinon, renseignez-vous auprès de votre entreprise pour savoir qui est la personne qui gère les accès.

Pour pouvoir accéder à l’e-Box, le Gestionnaire d’Accès de votre entreprise doit vous avoir au préalable donné un accès.

Vous avez déjà reçu un accès ? Vous pouvez dès à présent ouvrir l'e-Box (Nouvelle fenêtre).

Sinon, contactez votre Gestionnaire d'Accès pour lui demander accès à e-Box Enterprise. Pour en savoir plus sur son rôle, et comment l’identifier dans l’entreprise, consultez la question Qui a accès à e-Box Enterprise ?.

Lors de l'activation de l'e-Box, le représentant légal désigne un Gestionnaire d'Accès Principal. Il peut se désigner lui-même, ou désigner une autre personne.

Par la suite, le Gestionnaire d'Accès Principal peut désigner des Gestionnaires d'accès.

Le Gestionnaire d'Accès peut à son tour :

• désigner d'autres Gestionnaires d'Accès et
• donner accès à l'e-Box à de nouveaux utilisateurs.

Les utilisateurs de l’e-Box n’ont pas la possibilité de donner accès à quelqu’un d’autre.

Suivez la procédure présentée dans la vidéo explicative Comment ajouter un co-gestionnaire d’accès :

Suivez la procédure présentée dans la vidéo explicative Comment ajouter un utilisateur :

Contactez votre Gestionnaire d'Accès pour savoir ce qu'il en est : il s'agit peut-être d'un problème de droits d'accès.

Vous ne savez pas qui a été désigné à cette fonction dans votre entreprise ? Vous pouvez trouver votre Gestionnaire d'Accès dans le service en ligne Gestion des accès (Nouvelle fenêtre) de la sécurité sociale si vous avez les droits pour le faire.

Sinon, renseignez-vous auprès de votre entreprise pour savoir qui est la personne qui gère les accès.

Seul un représentant légal peut activer l'e-Box sans carte d'identité électronique (eID). Il doit pour ce faire utiliser la « procédure exceptionnelle sur le site de CSAM (Nouvelle fenêtre) » lors de l'activation : son numéro d'identification belge (numéro BIS) lui sera demandé.

Si vous choisissez l’option tout digital, vous recevrez dès lors tous les documents disponibles sous forme digitale via e-Box uniquement, et plus sous forme papier. Ce processus est irréversible.

Non. Une fois l’option tout digital cochée dans votre e-Box, ce choix est définitif et irréversible. Vous recevrez désormais tous les documents, digitalement disponibles, dans votre e-Box uniquement, et plus sous forme papier.

Des e-mails frauduleux, tentant de se faire passer pour une organisation publique ou un organisme bancaire, circulent encore régulièrement dans nos boites mail. Il faut donc rester vigilants et distinguer les e-mails légitimes des tentatives d’hameçonnage. Pour ce faire, plusieurs moyens sont à votre disposition :

• Vérifiez qui est l’expéditeur : Toutes les notifications de l’e-Box Enterprise proviennent de l’adresse e-mail suivante : e-box.noreply@socialsecurity.be. Tout e-mail prétendant venir de l’e-Box Enterprise, mais envoyé par une autre adresse est douteux.
  • Attention à l’écriture exacte de cette adresse e-mail ! Les e-mails de phishing les plus travaillés reproduisent les adresses d’envoi officielles en y ressemblant le plus possible. Par exemple, « ebox.noreply@socialsecurity.be » n’est pas correcte (il manque le tiret).
• Ignorez un message contenant des informations confidentielles. Les e-mails de notification provenant réellement de l’e-Box ne contiennent aucun détail sur le contenu du message reçu dans l’e-Box, ni sur son émetteur.
• Assurez-vous que le lien sur lequel on veut vous faire cliquer est fiable : Les e-mails de l’e-Box contiennent toujours un lien vers un message dans votre e-Box. Ne cliquez que sur les liens qui suivent la structure suivante :
  • https://app.eboxenterprise.be/login?language=fr, ou
  • https://socsec.eboxenterprise.be/?language=fr.
• Portez une grande attention au contenu proprement dit de l’e-mail.
  Si vous voyez l’une des choses suivantes, vous avez très probablement affaire à du phishing :
  • Le message vous demande vos informations personnelles (adresse, numéro de compte, numéro de registre national…),
  • Vous devez payer quelque chose,
  • On vous menace de frais ou d’une amende, et/ou
  • Vous remarquez des fautes d’orthographe ou de grammaire dans le texte.
• C’est trop beau pour être vrai ? Un remboursement inattendu, un bonus que vous pouvez recevoir si vous réagissez rapidement, une prime que vous n’avez même pas demandée… ? Malheureusement, c’est certainement du phishing, ne vous laissez pas tenter.
• Vous hésitez encore ? Connectez-vous directement sur votre e-Box avec CSAM (Nouvelle fenêtre), sans cliquer sur un lien contenu dans l’e-mail. Vous pourrez alors contrôler si vous avez bien reçu un nouveau message.

• Ne cliquez pas sur les liens contenus dans l’e-mail.
• Transférez l’e-mail douteux à suspect@safeonweb.be.

Astuce : Installez l’app Safeonweb sur votre smartphone ou votre tablette pour recevoir des alertes sur la cybersécurité et les escroqueries en ligne. Plus d’informations sur la page de l’application Safeonweb (Nouvelle fenêtre).

Non, pas encore. La transition des communications papier vers le numérique est un processus en cours depuis plusieurs années dans les institutions belges. Toutes les entreprises belges disposeront bientôt d'une e-Box Enterprise, qui sera bientôt un outil incontournable et à terme, obligatoire.

Chaque entreprise a sa propre e-Box Enterprise et vous ne pouvez pas encore basculer de l’une à l’autre, car elles ne sont pas liées entre elles.

Lorsque vous êtes connecté à l’e-Box d’une entreprise, vous devez vous déconnecter et vous identifier avec les données de l’autre entreprise pour accéder à ses données.

Certaines institutions n'envoient pas encore leurs communications via e-Box Enterprise, et toutes les déclarations ne sont pas envoyées par ce biais.

C’est un changement en cours : le nombre d’institutions utilisant e-Box Enterprise et de documents pouvant être envoyés par ce biais ne cesse de croître.

Non, seuls les Gestionnaires d'Accès et les utilisateurs peuvent consulter les messages et les documents via e-Box Enterprise.

Vous n’avez pas ou plus accès à e-Box Enterprise ? Reportez-vous aux questions :

• Comment accéder à e-Box Enterprise en tant qu’utilisateur ?
• Comment faire si je n’ai plus accès à l’e-Box de mon entreprise ?

Lorsque vous recevez un nouveau message dans votre e-Box, vous en êtes averti par e-mail. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l’e-mail de notification ne contient aucun détail sur le contenu du message reçu dans l’e-Box, ni sur son émetteur.

Cliquez sur le lien renvoyant vers e-Box Enterprise, et connectez-vous pour consulter le message dans son intégralité.

Vous pouvez retrouver un message dans l’e-Box en utilisant la fonction de recherche.

S’il n’apparaît pas malgré cette recherche, il y a deux possibilités :

• Le message a expiré : chaque message a une durée de validité. Lorsqu'un message expire, il est automatiquement supprimé de votre e-Box, et vous ne pouvez plus y accéder. N’oubliez pas de sauvegarder régulièrement les documents importants sur un espace de stockage propre à votre entreprise.
• Le message a été masqué par un utilisateur : dans ce cas le message n’est plus visible dans la vue par défaut. Vous pouvez néanmoins le consulter en cliquant sur l’onglet Messages masqués dans l'e-Box.

Vous pouvez automatiser la gestion de votre e-Box en récupérant l’ensemble de vos données e-Box Enterprise via un service web sécurisé et en les intégrant dans votre système informatique interne.

Consultez la page Intégrations techniques de ce site web pour en savoir plus sur cette possibilité.

Vous pouvez répondre à certains messages directement depuis l’e-Box. Les messages auxquels vous pouvez répondre sont identifiables par la présence d'une icône « Reply » sur la ligne du message.

Des notifications, par exemple pour vous prévenir que vous avez reçu un message, ou qu’un message arrive à expiration, sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée pour votre entreprise.

Vous pouvez consulter et modifier cette adresse e-mail à tout moment depuis l'e-Box, dans la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu.

Astuce : si votre entreprise compte plusieurs Gestionnaires d’Accès, indiquez une adresse e-mail de groupe afin qu’ils reçoivent tous les notifications.

Veuillez vérifier que l'adresse e-mail de notification indiquée dans l’e-Box est bien la bonne. Pour ce faire, rendez-vous sur la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu d’e-Box Enterprise.

Si toutefois l’adresse e-mail était bien correcte, adressez-vous au Centre de contact de la sécurité sociale : vous trouverez ses coordonnées sur la page Contact de ce site web.

Dès que vous vous enregistrez dans CSAM, par exemple pour accéder à un service en ligne, quel qu’il soit, une e-Box est d’office créée pour votre entreprise. L’adresse e-mail que vous avez indiquée devient l’adresse de notification de l’e-Box. Il est donc possible que vous disposiez d’une e-Box depuis ce moment, sans le savoir.

Des notifications pour vous prévenir que vous avez reçu un message, ou qu’un message arrive à expiration sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée pour votre entreprise. Une seule adresse e-mail peut recevoir ces notifications.

Vous pouvez consulter et modifier cette adresse e-mail à tout moment depuis l'e-Box, dans la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu d’e-Box Enterprise.

Astuce : si votre entreprise compte plusieurs Gestionnaires d’Accès, indiquez une adresse e-mail de groupe afin qu’ils reçoivent tous les notifications.

Des notifications pour vous prévenir que vous avez reçu un message, ou qu’un message arrive à expiration sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée pour votre entreprise.

Vous pouvez consulter et modifier cette adresse e-mail à tout moment depuis l'e-Box, dans la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu d’e-Box Enterprise.

Vous recevez ce message d’erreur lorsque l’heure de votre ordinateur n’est pas synchronisée avec l’heure locale et diffère de plusieurs minutes.

Pour ne plus recevoir ce message, vous devez mettre à jour l’heure de votre ordinateur.

Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez, avec le bouton droit de votre souris, sur la section date et heure de la barre des tâches de votre ordinateur.
2. Sélectionnez « Ajuster la date/l’heure ». Vous êtes dans la section « Date et heure » des paramètres de Windows.
3. Désactivez l’option « Régler l’heure automatiquement ».
4. Sous l’option « Définir la date et l’heure manuellement », cliquez sur « Modifier ».
5. Saisissez les informations correctes.

Vous pouvez également sélectionner « Synchroniser l’horloge », mais il est recommandé de « Régler l’horloge automatiquement » selon la procédure ci-dessus.

Attention : il se peut que vous ne puissiez pas directement faire cette manipulation vous-même. Dans ce cas, contactez votre helpdesk.